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Las reglas básicas de los
negocios para proteger su información personal.
12/2004
La mayoría de los negocios cuenta con algún tipo de
información personal de sus clientes, consumidores o
empleados. Esto podría incluir el nombre, dirección, edad,
sexo, número de identificación, ingresos, empleo, bienes,
deudas, fuente de ingresos, registro de pagos, referencias
personales y récord de salud personales.
Si su empresa maneja informacion privada de personas,
debe protegerla contra robo o uso inadecuado. Estas son
algunas reglas básicas:
- Si no la necesita, no la pida. Esto parece
obvio, pero muchas empresas manejan más información de la
que necesitan. Entre más tenga, mas tentador resulta para
un ladrón y mayor sería el daño a los clientes si llegara
a sustraerse.
- Si la necesita solo una vez, no la guarde más
tiempo. En ocasiones las empresas recaban la
información que se requiere para realizar una transacción,
luego la guardan (ya sea en archivos o en computadoras).
Si por ley, usted no necesita guardar la información y
raras veces la utiliza, entonces deshágase de ella. Si no
la guarda, no se la pueden robar.
- Si la obtuvo pero no necesita guardarla, deshágase
de la información de la mejor manera. Una gran
cantidad de robo de identidades se da cuando los ladrones
van a los botes de basura o contenedores. Hasta el más
pequeño de los negocios puede comprar una trituradora o
cortadora de papel. Asegúrese de usarla para destruir los
registros que ya no utiliza de sus empleados o clientes.
- Si tiene que guardarla, piense cual es la forma más
segura. Primero, asegúrese de que esos documentos que
contienen información personal se conserven bajo llave
cuando no se está utilizando. Y que tanto las terminales
como los códigos de acceso de sus computadoras están
protegidos. Unicamente deben tener acceso a la información
personal aquellas personas que así lo requieran. No
permita que los clientes u otras personas tengan acceso a
las áreas más privadas de su negocio.
- No registre información personal. ¿Qué tan
seguido le ha tocado estar parado en alguna oficina o
tienda atrás de alguien a quien se le pide su número de
seguro social o teléfono, o su fecha de nacimiento? ¿Cuántas
veces ha visto al empleado de alguna empresa sacar
informacion personal en la pantalla de una computadora que
está a la vista de todos? ¿O buscar informacion personal
en un archivo de un escritorio o mostrador que se quedó
abierto? Enseñe a su personal a estar consciente de estas
situaciones. Cambie sus computadoras de manera tal que las
pantallas solo puedan ser vistas por quien las opera.
Instruya a aquellos empleados que necesitan recabar
información de sus clientes, para que lo hagan en voz baja
y donde otros no puedan escucharla. No incluya información
personal como números de cuenta en las facturas o
correspondencia donde esté visible a través de la ranura
del sobre.
- No utilice el número de Seguro Social como número
de cuenta. Aunque no es muy común, esta práctica es
muy peligrosa, tanto para usted como para sus clientes.
- No proporcione información de sus clientes o
empleados, si no confirma la identidad de la persona que
la solicita. Los ladrones de información y los
timadores que se hacen pasar como funcionarios de gobierno
o como proveedores de servicios médicos, se han dado
cuenta que una buena historia o motivo puede llegar a
abrir los archivos más sellados o a los códigos de acceso
más seguros. Su negocio debe tener políticas muy estrictas
sobre cuándo y de qué manera se puede divulgar la
información de un empleado o cliente.
- Las cerraduras y las alarmas son una verdadera
manera de disuadir a los ladrones. Verifique que su
negocio esté bien seguro cuando está cerrado y que los
registros privados y las oficinas estén bien asegurados
durante las horas fuera de oficina. Las puertas del
exterior deben tener candados y las bizagras selladas para
evitar que las quiten. Se debe proteger con rejas,
ventilas y vidrios irrompibles las ventanas que den al
exterior. La parte exterior del negocio debe estar
iluminada adecuadamente desde el atardecer hasta el
amanecer. Indiscutiblemente que su negocio debe estar
protegido con un sistema de alarma, de preferencia uno que
sea monitoreado por una empresa de seguridad. La compañía
de seguros de su empresa o en algunos casos la policía de
su localidad, deben estar capacitados para asesorarlo en
cuestiones de seguridad.
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